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Personalzeiterfassung in der Fertigung

Hier erfahren Sie mehr über die Personalzeiterfassung in der Fertigung. Lernen Sie die Definition und die Vorzüge kennen.

Was ist Zeiterfassung?

Zeiterfassung, oder auch Personalzeiterfassung (PZE) bedeutet, dass ein Unternehmen die Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter systematisch erfasst. Mindestens erfasst werden dabei Arbeitsbeginn und Arbeitsbeendigung. Das geschieht durch eine Vielzahl an Methoden. Heute übernehmen überwiegend elektronische Zeiterfassungssysteme die Aufgabe der guten alten Stempeluhr in der Fertigung.

Warum benötigen Unternehmen eine digitale Zeiterfassung?

Früher hat man die Arbeitszeiten vor allem zur Kontrolle der Mitarbeiter festgehalten. Heute ist die Zeiterfassung nicht nur eine Pflicht, sondern auch ein wichtiger Baustein der Unternehmenssteuerung. Moderne Technik ist dabei nicht mehr wegzudenken. Denn die elektronischen Zeiterfassungssysteme sind genau, effizient und kostengünstig. Ganz einfach lassen sich damit Überstunden ermitteln, tatsächliche Arbeitszeiten dokumentieren und die Einhaltung der vereinbarten Arbeitszeiten kontrollieren. Ohne viel Aufwand kann in einem Fertigungsbetrieb die Arbeitszeit minutengenau erfasst werden. Durch eine Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung wird die Abrechnung erleichtert. Die Anwesenheit der Mitarbeiter wird in einer Datenbank gespeichert. Dadurch können relevante Kennzahlen analysiert und ausgewertet werden. So lassen sich Aussagen über die Produktivität des Betriebs treffen. Die Ergebnisse wiederum lassen Rückschlüsse darauf zu, welche Maßnahmen möglich oder notwendig sind, um die Arbeitsprozesse zu verbessern.
Zu den modernen Verfahren, die heute die Stechuhr ersetzen, gehören Fingerprints, elektronische Personalzeiterfassung und softwarebasierte Zeitwirtschaft. Die Analysemöglichkeiten der Zeiterfassung sind nahezu unbegrenzt. Die Erfassung mit Software ist perfekt für kleine und mittlere Firmen, da sie weniger kostenintensiv sind als Zeiterfassungsterminals. Bedienung ist sehr einfach, daher sind keine Schulungen für die Mitarbeiter nötig. Bei Arbeitsbeginn loggen diese sich einfach in das Programm ein und die Arbeitszeit wird erfasst. Zudem bieten die Programme auch die Option, die Arbeitszeiten einzelnen Projekten oder Kunden zuzuordnen. Das kann die Abrechnung sehr erleichtern und die Effektivität der Arbeit überprüfbar machen.

Vorteile von Personalzeiterfassung

Aus dem oben Gesagten ergeben sich bereits die Vorzüge der PZE. Eine Befragung verschiedener Betriebe hat ergeben, dass für die Nutzer bestimmte Funktionen elektronischer Zeiterfassungssysteme besonders wichtig sind: Etwa 40 % finden es vorteilhaft, die Arbeitszeiten effizienter auswerten zu können, als das im Vergleich zur mechanischen Personalzeiterfassung möglich ist. Weitere 30 % haben angegeben, dass ihnen detaillierte Informationen über die Krankheitszeiten und Überstunden ihrer Mitarbeiter besonders wichtig sind. Für 14 % der Befragten sind die eingesparten Personal- und Verwaltungskosten das wichtigste Argument für die Personalzeiterfassung und 12 % freuen sich besonders über die Zeitersparnis. Über gesteigerte Mitarbeitermotivation durch PZE berichten 4 %.

Mit der digitalen Personalzeiterfassung haben Sie eine optimale Übersicht über die geleistete Arbeitszeiten und damit eine faire und gerechte Abrechnung, eine Übersicht über die Urlaube sowie An- und Abwesenheiten der Mitarbeiter, eine sekundengenaue Erfassung der Soll-Zeiten und Ist-Zeiten, eine genaue Kontrolle über die Einhaltung der arbeitsbezogenen und auch der gesetzlichen Vorgaben, eine hohe Transparenz bezüglich der Urlaubs- und Zeitkonten und eine effiziente Planung des Personaleinsatzes. Vor allem klein- und mittelständische Unternehmen in der Fertigung profitieren davon.

Warum ist Personalzeiterfassung für die Fertigung besonders interessant?

Viele Betriebe verfügen bereits über eine elektronische Zeiterfassung ein und sind damit sehr zufrieden. Denn solche PZE Systeme bedeuten für sie einen enormen Gewinn an Effizienz. Man kann damit nicht nur die Arbeitszeiten erfassen, welche die Mitarbeiter tatsächlich leisten, sondern man kann auch Projektbuchungen damit durchführen. Somit lässt sich ein effizientes Fertigungsmanagement betreiben. Vor allem für die Fertigung ist nämlich eine hohe Flexibilität des Zeiteinsatzes von besonderer Bedeutung. Nur damit können sich die Betriebe im Wettbewerb nachhaltig durchsetzen.

Es gibt jedoch immer noch Vorbehalte gegenüber digitalen Systemen. Vor allem das Handwerk nutzt noch herkömmliche Methoden zur PZE und bei manchen Betrieben besteht hier noch ein Nachholbedarf, denn digitale Methoden sind inzwischen Standard in den meisten Betrieben und nutzen in aller Regel jede Gelegenheit, ihre Leistungs- und damit ihre Wettbewerbsfähigkeit zu verbessern. Elektronische Systeme sind eine zeitgemäße Methode, die Produktivität zu steigern und sich gleichzeitig Zeit zu ersparen. Das zeigen viele Beispiele aus dem Bereich Fertigung. Was manche Betriebe davon abhält, ist der Glaube, dass das Thema zu kompliziert ist und eine hohe Investition erforderlich macht. Daher wird oft nur zögerlich von bewährten Betriebsprozessen abgelassen. Wichtig sind daher leicht zugängliche und verständliche Informationen über die digitale Zeiterfassung und dazu die Bereitschaft eines Unternehmens, sich damit auseinanderzusetzen. Somit ergeben sich aus der Personalzeiterfassung die folgenden Vorzüge:

  • Steigerung der Effizienz
  • Hohe Flexibilität
  • Wettbewerbsfähigkeit

Handwerkskammern und entsprechende Fachverbände können den Betrieben hierbei mit Rat und Tat zur Seite stehen, auf innovative Technologien hinweisen und deren Einführung begleiten. Wer für die Zukunft gerüstet sein möchte, kommt an der elektronischen Zeiterfassung nicht vorbei. Entdecken Sie hierzu die Personalzeiterfassung mit der FORCAM Lösung.

Über den Autor

Victor Gruber ist studierter Betriebswirt und hat nach seinem dualen Studium bei der FORCAM GmbH bereits mehrere Jahre Erfahrung in den Bereichen Marketing und Vertrieb gesammelt.

Sein Interesse gilt insbesondere neuen Technologien und digitalen, datenbasierten Geschäftsmodellen. Digitale Transformation und das IIoT sind sein Steckenpferd.

Victor Gruber

Marketing Manager

victor.gruber@forcam.com