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Personalzeiterfassung in der Fertigung – Definition & Vorteile

Published: · Last updated: · 6 min Lesezeit
Hier erfahren Sie mehr über die Personalzeiterfassung in der Fertigung. Lernen Sie die Definition und die Vorzüge kennen.

Um was geht es bei der Zeiterfassung?

Zeiterfassung, oder auch Personalzeiterfassung (PZE) bedeutet, dass ein Unternehmen die Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter systematisch erfasst. Mindestens erfasst werden dabei Arbeitsbeginn und Arbeitsbeendigung. Das geschieht durch eine Vielzahl an Methoden. Heute übernehmen überwiegend elektronische Zeiterfassungssysteme die Aufgabe der guten alten Stempeluhr in der Fertigung.

Warum benötigen Unternehmen eine digitale Zeiterfassung?

Früher hat man die Arbeitszeiten vor allem zur Kontrolle der Mitarbeiter festgehalten. Heute ist die Zeiterfassung nicht nur eine Pflicht, sondern auch ein wichtiger Baustein der Unternehmenssteuerung. Moderne Technik ist dabei nicht mehr wegzudenken. Denn die elektronischen Zeiterfassungssysteme sind genau, effizient und kostengünstig. Ganz einfach lassen sich damit Überstunden ermitteln, tatsächliche Arbeitszeiten dokumentieren und die Einhaltung der vereinbarten Arbeitszeiten kontrollieren. Ohne viel Aufwand kann in einem Fertigungsbetrieb die Arbeitszeit minutengenau erfasst werden. Durch eine Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung wird die Abrechnung erleichtert. Die Anwesenheit der Mitarbeiter wird in einer Datenbank gespeichert. Dadurch können relevante Kennzahlen analysiert und ausgewertet werden. So lassen sich Aussagen über die Produktivität des Betriebs treffen. Die Ergebnisse wiederum lassen Rückschlüsse darauf zu, welche Maßnahmen möglich oder notwendig sind, um die Arbeitsprozesse zu verbessern.

Personalzeiterfassung heute: Funktionsweise

Zu den modernen Verfahren, die heute die Stechuhr ersetzen, gehören Fingerprints, elektronische Personalzeiterfassung (PZE) und softwarebasierte Zeitwirtschaft. Die Analysemöglichkeiten der Zeiterfassung sind nahezu unbegrenzt. Bei den meisten Personalzeiterfassungs-Systemen bestehen zudem integrierte Schnittstellen zu anderen führenden Systemen, wie beispielsweise zum ERP. Die Erfassung mit Software ist perfekt für kleine und mittlere Firmen, da sie weniger kostenintensiv sind als Zeiterfassungsterminals. Die Bedienung ist sehr einfach, daher sind keine Schulungen für die Mitarbeiter nötig. Bei Arbeitsbeginn loggen diese sich einfach in das Programm ein und die Arbeitszeit wird erfasst. Zudem bieten die Programme auch die Option, die Arbeitszeiten einzelnen Projekten oder Kunden zuzuordnen. Das kann die Abrechnung sehr erleichtern und die Effektivität der Arbeit überprüfbar machen. Darüber hinaus bietet die Personalzeiterfassung ein kleines bisschen mehr Gerechtigkeit. Alle Arbeitszeiten der Mitarbeiter werden automatisch getracked und gespeichert. Das gibt Unternehmen und Mitarbeitern die Möglichkeit, die Arbeitszeit und den Überstundenabbau flexibler auszugestalten. Mitarbeiter können sich die Zeiten, an denen gearbeitet wird innerhalb zu definierender Grenzen selber aussuchen. Sie können in Phasen mit viel Arbeit Stunden sammeln, um diese später – in Zeiten mit weniger Arbeit – wieder abzubauen.

 

Personalzeiterfassung in der Fertigung – Arbeitszeit einfach lückenlos dokumentieren

Die lückenlose Erfassung von Arbeitszeiten aller Mitarbeiter in der Fertigung ist die vorrangige Aufgabe der Personalzeiterfassung (PZE). Verschiedene Funktionen wie z.B. die Lohn- & Gehaltsabrechnung auf Basis der erfassten Arbeitszeiten, Online-Urlaubsanträge und Anwesenheitstableaus erleichtern die Administration.

Wie werden die Zeiten in der Fabrik erfasst?

An einem sogenannten Shopfloor-Terminal oder auch BDE-Terminal genannt, bucht der Werker seine Anwesenheitszeiten über eine Chipkarte oder einen Transponder. Gleichzeitig werden die Zugangsberechtigungen für den jeweiligen Arbeitsplatz geprüft sowie die chronologische Reihenfolge der Buchungen. Diese werden verrechnet und in den entsprechenden Zeitkonten summiert. Fehltage wie Urlaub, Krankheit oder Berufsschule werden in einem übersichtlichen Kalender dargestellt.

Über das ERP-System kann dann zusätzlich ein Zutrittsmanagement realisiert werden, wobei festgelegt wird, welcher Mitarbeiter oder Mitarbeitergruppen Zutritt zu welchen Bereichen oder Arbeitsplätzen mit welchen Aufträgen haben. Zudem bietet der Einsatz der Personalzeiterfassung in der Fertigung die Möglichkeit, die Daten mit einem Produktionsplanungs- oder Feinplanungssystem zu synchronisieren und damit eine optimale Schichtplanung mit den entsprechend qualifizierten Mitarbeitern für den jeweiligen Arbeitsplatz & Auftrag zu realisieren.

  • BEISPIEL SCHICHTPLANUNGDie Schichtplanung ist Bestandteil der Produktion, arbeitet aber eng mit der Personalzeiterfassung zusammen. Hier werden die die An- und Abwesenheiten der einzelnen Mitarbeiter und die Zuordnung an die Schichtmodelle eingeplant. Die Personalzeiten der eingeplanten Mitarbeiter werden somit pro Schicht verwaltet. Gleichzeitig gestattet eine Skill-Matrix dafür, dass in jeder Schicht bestimmte Mitarbeiter mit entbrechenden Qualifikationen anwesend sind sind.
  • BEISPIEL AUFTRAGSZEITERFASSUNGDie Auftragszeiterfassung ist fast schon ein Teil der Betriebsdatenerfassung, denn sie bucht nicht nur die Kommt-/Geht-/Pausenzeiten, sondern kann diese auch gleich noch einem Projekt zuordnen. Die entsprechenden Projektzeiten aus der Zeiterfassungssoftware können dann z. B. für eine Kostenkontrolle des Projekts verwendet werden oder dienen gleichzeitig als Stundennachweis dem Kunden gegenüber.

Vorteile von Personalzeiterfassung

Aus dem oben Gesagten ergeben sich bereits die Vorzüge der PZE. Eine Befragung verschiedener Betriebe hat ergeben, dass für die Nutzer bestimmte Funktionen elektronischer Zeiterfassungssysteme besonders wichtig sind: Etwa 40 % finden es vorteilhaft, die Arbeitszeiten effizienter auswerten zu können, als das im Vergleich zur mechanischen Personalzeiterfassung möglich ist. Weitere 30 % haben angegeben, dass ihnen detaillierte Informationen über die Krankheitszeiten und Überstunden ihrer Mitarbeiter besonders wichtig sind. Für 14 % der Befragten sind die eingesparten Personal- und Verwaltungskosten das wichtigste Argument für die Personalzeiterfassung und 12 % freuen sich besonders über die Zeitersparnis. Über gesteigerte Mitarbeitermotivation durch PZE berichten 4 %.

Mit der digitalen Personalzeiterfassung haben Sie eine optimale Übersicht über die geleistete Arbeitszeiten und damit eine faire und gerechte Abrechnung, eine Übersicht über die Urlaube sowie An- und Abwesenheiten der Mitarbeiter, eine sekundengenaue Erfassung der Soll-Zeiten und Ist-Zeiten, eine genaue Kontrolle über die Einhaltung der arbeitsbezogenen und auch der gesetzlichen Vorgaben, eine hohe Transparenz bezüglich der Urlaubs- und Zeitkonten und eine effiziente Planung des Personaleinsatzes. Vor allem klein- und mittelständische Unternehmen in der Fertigung profitieren davon.

 

Die Vorteile der Personalzeiterfassung für jede Rolle im Überblick

Warum ist Personalzeiterfassung für die Fertigung besonders interessant?

Viele Betriebe verfügen bereits über eine elektronische Zeiterfassung ein und sind damit sehr zufrieden. Denn solche PZE Systeme bedeuten für sie einen enormen Gewinn an Effizienz. Man kann damit nicht nur die Arbeitszeiten erfassen, welche die Mitarbeiter tatsächlich leisten, sondern man kann auch Projektbuchungen damit durchführen. Somit lässt sich ein effizientes Fertigungsmanagement betreiben. Vor allem für die Fertigung ist nämlich eine hohe Flexibilität des Zeiteinsatzes von besonderer Bedeutung. Nur damit können sich die Betriebe im Wettbewerb nachhaltig durchsetzen.

Es gibt jedoch immer noch Vorbehalte gegenüber digitalen Systemen. Vor allem das Handwerk nutzt noch herkömmliche Methoden zur PZE und bei manchen Betrieben besteht hier noch ein Nachholbedarf, denn digitale Methoden sind inzwischen Standard in den meisten Betrieben und nutzen in aller Regel jede Gelegenheit, ihre Leistungs- und damit ihre Wettbewerbsfähigkeit zu verbessern. Elektronische Systeme sind eine zeitgemäße Methode, die Produktivität zu steigern und sich gleichzeitig Zeit zu ersparen. Das zeigen viele Beispiele aus dem Bereich Fertigung. Was manche Betriebe davon abhält, ist der Glaube, dass das Thema zu kompliziert ist und eine hohe Investition erforderlich macht. Daher wird oft nur zögerlich von bewährten Betriebsprozessen abgelassen. Wichtig sind daher leicht zugängliche und verständliche Informationen über die digitale Zeiterfassung und dazu die Bereitschaft eines Unternehmens, sich damit auseinanderzusetzen. Somit ergeben sich aus der Personalzeiterfassung die folgenden Vorzüge:

  • Steigerung der Effizienz
  • Hohe Flexibilität
  • Wettbewerbsfähigkeit

Handwerkskammern und entsprechende Fachverbände können den Betrieben hierbei mit Rat und Tat zur Seite stehen, auf innovative Technologien hinweisen und deren Einführung begleiten. Wer für die Zukunft gerüstet sein möchte, kommt an der elektronischen Zeiterfassung nicht vorbei. Entdecken Sie hierzu die Personalzeiterfassung mit der FORCAM Lösung.

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