Ressourcenmanagement – gekonnt Ressourcen einsetzen

Es ist für Manager von Unternehmen oft ein schwieriges Unterfangen: die Ressourcen eines Teams richtig zu planen. Gerade in der schnelllebigen Zeit, in der wir heute Leben, ist eine intelligente Ressourcenplanung absolut vonnöten. Zu den täglichen Herausforderungen gehören daher Veränderungen im Unternehmen, die in immer kürzeren Abständen vonstattengehen sowie die virtuelle Arbeit, die gut geplant und koordiniert werden muss. Der einzelne Mitarbeiter und das Team als Ganzes müssen daher gekonnt eingesetzt werden, um nicht den Überblick zu verlieren. Für Manager von Unternehmen ist es wichtig, ein gutes Verständnis der Kapazitäten und Abläufe sowie einen transparenten Einblick in die Ressourcen und Kapazitäten des Unternehmens zu haben.

Was ist Ressourcenmanagement?

Das Ressourcenmanagement muss in Bezug auf die Ressourcenplanung folgende Punkte klären:

1. Wann und wie können die Ressourcen eingesetzt werden?
2. Welche Zeit nehmen die einzelnen Aktivitäten innerhalb des Projektes in Anspruch?
3. Was genau wird an Ressourcen benötigt, um die verschiedenen Tätigkeiten durchzuführen?
4. Welche Mitarbeiter sind am besten geeignet, um die Tätigkeiten innerhalb des Projektes erfolgreich durchzuführen?

Darum ist es wichtig, Ressourcenmanagement zu betreiben

Oft verzögern sich Projekte oder scheitern sogar ganz. In vielen Fällen ist eine falsche Projekt- und Ressourcenplanung daran schuld.

Ressourcenmanagement ist ein integrierter Teil des Projektmanagements. Mit wenigem soll ein maximales Ergebnis erzielt werden. Die Verschwendung von Ressourcen ist daher ein No-Go. Mit Ressourcenmanagement wird Verschwendung entgegengesteuert und sichergestellt Ressourcen möglichst effizient zu nutzen. Einer der Eckpfeiler erfolgreichen Ressourcenmanagements ist es, im Vorfeld genaustens darüber Bescheid zu wissen, was für ein Projekt an Ressourcen benötigt wird. Dann kann effektiv geplant und mit den Ressourcen entsprechend gewirtschaftet werden.

Für manche Unternehmen ist eine effektive Wirtschaftlichkeit von enormer Wichtigkeit. Diese Unternehmen stellen für das Ressourcenmanagement daher extra einen eigenen Mitarbeiter ein, der sich ausschließlich um ein ideales Ressourcenmanagement kümmert: den Ressource Manager.

Was ist ein Ressourcenmanagementplan?

Mit Hilfe des Ressourcenmanagementplans werden die für das Projekt nötigen Ressourcen, gezielt geplant und zugewiesen. Damit soll sichergestellt werden, dass das Projekt effizient abläuft und ein optimaler Projektverlauf möglich ist. Der Ressourcenmanagementplan ist somit eine unverzichtbare Hilfe für den Projektleiter und dient ihm als Leitfaden für die Ressourcenverteilung innerhalb eines Projektes. Projektmanager erhalten so die Übersicht über:

• das zur Verfügung stehende Budget,
• das geplante Personal und nötige Fähigkeiten für die Projektumsetzung,
• den Arbeitsaufwand,
• und die zu einsetzende Technologien

5  Schritte für ein erfolgreiches Projekt

Grundsätzlich ist es möglich, einen Ressourcenmanagementplan auf unterschiedliche Weise zu erstellen. So kann man sogar Excel zum Erstellen eines Ressourcenmanagementplans verwenden, in dem die Ressourcenplanung und Kapazitäten entsprechend eingetragen werden. Es gibt jedoch auch verschiedene Software, die auf das Planen und Verwalten von Ressourcen spezialisiert ist.

Folgende Schritte sind für das Erstellen und Verwalten in einem Ressourcenmanagementplan sinnvoll:

1. Schritt: Definition von Projektzielen

Für ein bestmögliches Verteilen der Ressourcen bzw. Kapazitäten auf das Team ist es notwendig, die Ziele des Projektes zu wissen. Hier sollte zwischen kleineren, mittleren und großen Projekten unterschieden und entsprechend die Ziele definiert werden.

2. Schritt: Umfang des Projektes definieren

Um den genauen Umfang des Projektes herauszufinden, muss mit den am Projekt beteiligten Personen abgestimmt werden, wie die Ressourcen zeitlich auf das Projekt aufgeteilt werden sollen. Dies ermöglicht, den Projektplan besser einzuschätzen. Auch das Festlegen der Ressourcen auf die einzelnen Aufgaben fällt damit leichter. Zu diesem Zeitpunkt sollte es bereits eine grobe Vorstellung davon geben, welche Ressourcen für das Projekt benötigt werden.

3. Schritt: Ressourcen festlegen, die für das Projekt gebraucht werden

Der Ressourcenmanagementplan beinhaltet Ressourcen wie das Budget, die Anzahl der Mitarbeiter für das Projekt und die eingesetzte Software. Um die genauen Ressourcen für das Projekt festzulegen, folgt in dieser Phase eine Gegenüberstellung der vorhandenen Ressourcen mit denen, die das Projekt benötigt.

4. Schritt: Vorhandene Ressourcen definieren

In dieser Phase geht es ans Eingemachte. Mit Hilfe eines Ressourcenmanagement-Tools herrscht ein guter Einblick über die Tätigkeitsbereiche eines jeden Mitarbeiters, der am Projekt mitwirkt. Mit diesem Überblick kann leicht bestimmt werden, welcher Mitarbeiter das Projekt übernehmen kann. Immer wieder sollte überprüft werden, wie die Mitarbeiter in dem Projekt ausgelastet sind. Ist das Arbeitspensum der Mitarbeiter zu hoch, muss gegengesteuert werden, so dass die Mitarbeiter nicht überlastet sind (Stichwort Burnout).

5. Schritt: Projektfortschritt prüfen

Der Ressourcenmanager muss während des Projektes immer wieder Rücksprache mit den am Projekt beteiligten Personen haben. Dies beugt Fehlkommunikation und Frustration vor. Dazu gehören Fragen nach dem Befinden der Mitarbeiter, dem Projektfortschritt und eventuellen Problemen, die gelöst werden müssen.

Was für Techniken gibt es beim Ressourcenmanagement?

Folgende Techniken stehen beim Ressourcenmanagement zur Auswahl:

Einteilung der Ressourcen: Eine bestmögliche Ein- und Zuteilung der Ressourcen sorgt dafür, dass das Maximale aus den zur Verfügung stehenden Ressourcen herausgeholt wird. Dabei berücksichtigt der Manager bzw. Projektleiter die Fähigkeiten der einzelnen Teammitglieder. Darauf basierend kann er die Ressourcen ideal auf die Mitarbeiter und deren Aufgaben aufteilen. In vielen Fällen setzen Projektleiter zu diesem Zweck Berichte zur Ressourceneinteilung ein. Diese Berichte bieten sowohl einen Makro- als auch einen Mikroblick auf die einzelnen Ressourcen. Dies gewährleistet, dass sich das Projekt nicht verzögert und das Budget nicht überschritten wird.

Abgleich der vorhandenen Ressourcen: Beim Abgleich der Ressourcen geht es darum, zu klären, ob diese im Unternehmen effizient ausgenutzt werden oder nicht. Gibt es Ressourcen, die nicht ausgelastet sind? Werden Ressourcen gar falsch eingesetzt? Ein Beispiel für den Abgleich der vorhandenen Ressourcen ist es zu schauen, ob ein Teammitglied eventuell verschiedene Tätigkeiten ausführen kann. Ein Ersteller von Content für die Unternehmenswebseite und den Social Media Auftritt des Unternehmens, der sowohl texten als auch kleinere Social Media Grafiken selber erstellen kann, spart dem Unternehmen unter Umständen viel Geld, da ein externer oder eigens eingestellter Grafiker somit überflüssig sind.

Prognose über zukünftige Ressourcen: Der Ressourcenmanagementplan sorgt für optimalen Einsatz von Mitarbeitern, Maschinen, Materialien und Kapital. Die Ressourcenprognose unterstützt dabei, Ressourcen für zukünftige Projekte im Voraus zu planen und abzusehen. Wenn die Planung für ein Projekt beginnt, kann somit anhand der Ressourcenprognose bereits abgesehen werden, wie groß das Projekt wird, zu welchen Engpässen es kommen kann und welche Risiken innerhalb des Projekts passieren könnten.

Für eine genaue Prognose ist es nötig, dass der Projektmanager sich vorab mit dem Projekt gut vertraut gemacht hat und die Ziele sowie Eigenheiten des Projektes im Vorfeld abgeklärt hat. Zudem ist es wichtig, dass er einen guten Einblick in die zur Verfügung stehenden Ressourcen des Unternehmens hat. Für diese Informationen ist es ratsam, eine ausgeklügelte Projektmanagement-Software einzusetzen. Diese bietet einen guten Überblick über das gesamte Projekt mit der dazugehörigen Transparenz sowie den vorhandenen Ressourcen.

Welche Vorteile hat das Ressourcenmanagement?

Der effektive Einsatz des Ressourcenmanagements ist mit der wichtigste Faktor, damit ein Projekt erfolgreich verläuft. Folgende Vorteile bietet das Ressourcenmanagement:

• Einblick in das Projekt: Indem der Ressourcenmanager vorab Bescheid weiß, woran die Mitarbeiter arbeiten müssen, kann er die Ressourcen am besten einteilen. Das Ressourcenmanagement dient dabei als Dreh- und Angelpunkt. Das Ressourcenmanagement ist dabei als Blick von oben auf das Projekt zu verstehen und bietet somit den idealen Überblick über Ressourcen, Arbeitspensum und Budget. Eine bessere Planung ist dadurch möglich.
• Ideale Verteilung der Aufgaben: Indem der Ressourcenmanager die Fähigkeiten und Schwächen jedes einzelnen Teammitglieds kennt, ist eine Einteilung der Aufgaben auf die einzelnen Teammitglieder am besten möglich. Ausführliche Gespräche mit den Mitarbeitern helfen dabei, ein besseres Gespür für den Einzelnen zu bekommen und ihn entsprechend seiner Fähigkeiten optimal im Projekt einzusetzen.
• Nicht eingeplante Störungen werden vermieden: Wenn man in der Lage ist, die eingeplanten Ressourcen bereits im Vorfeld genauestes zu verstehen, und sie entsprechend einplant, können Fehler schon vorab vermieden werden.
• Burnout wird verhindert: Ressourcenmanagement optimal einzusetzen bedeutet, dass eine Überlastung der einzelnen Teammitglieder mit deren Aufgaben vermieden wird. Dadurch sinkt die Wahrscheinlichkeit eines Burnouts der Teammitglieder.
• Sicherheit bei Projektfehlschlag: Es kann passieren, dass aufgrund nicht genügend vorhandener Ressourcen ein Projekt fehlschlägt. Die Ressourcenplanung sorgt dafür, dass ein Nachweis vorhanden ist, anhand dessen aufgezeigt werden kann, dass die vorhandenen Ressourcen optimal eingesetzt wurden.
• Bessere Transparenz: Durch Transparenz verschafft der Ressourcenmanager anderen Teams einen Einblick in die Auslastung des eigenen Teams. Dadurch wissen die anderen Teams Bescheid, ob und ab wann die Teammitglieder wieder zur Verfügung stehen.

Effektivität des Projekts ist messbar:  Effektives Ressourcenmanagement sorgt für eine bessere Planung und Ermittlung des Return of Investments (ROI).

Effektives Ressourcenmanagement für reibungslose Abläufe in der Fertigung

Ein effektives Ressourcenmanagement ist die Basis für jeden Fertigungsbetrieb, denn die Planung und Steuerung der Produktion bilden nach wie vor das Fundament für erfolgreiche und effiziente Auftragsbearbeitung. Um Aufträge optimal abzuarbeiten, gilt es alle Ressourcen wie Material, Personal und Maschinenbelegung bestmöglich abzustimmen. Nur so können Durchlaufzeiten und Umlaufbestände gering gehalten werden. Eine gelungene Fertigungsplanung schafft mit ihren vorbereitenden Maßnahmen die Voraussetzungen für den gesamten nachgelagerten Produktionsprozess, der mittels der Fertigungssteuerung überwacht wird.

Fertigungsplanung und Materialwirtschaft als Teil des Ressourcenmanagements

Die Feinplanung von FORCAM unterstützt Ihre Produktionsplanung sowie Steuerung der Materialwirtschaft und ist speziell auf die Bedürfnisse der diskreten Fertigungsindustrie zugeschnitten. Als eigenständiges Modul kann es an bestehende ERP-Systeme problemlos angebunden werden. Die Feinplanung umfasst u.a. die Funktionen: Fertigungsübersicht, Engpassbetrachtung und Bestandsoptimierung. Dabei handelt es sich um ein hoch effizientes Werkzeug für Ihre erfolgreiche Produktionsplanung. Es verkürzt die Laufzeit von Aufträgen und sichert die Lieferfähigkeit, indem es frühzeitig Engpässe identifiziert. Auch sorgt es sorgt für ein ausgeglichenes Material- und Auftragsmanagement, bei dem Lieferfähigkeit und Kapitalbindung kontinuierlich ausbalanciert werden. Durch die hohe Transparenz und Systematik aller materialwirtschaftlichen Daten werden Prozesse nachhaltig verbessert.