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Workflow Management – Arbeitsabläufe gekonnt organisieren

Published: · Last updated: · 13 min Lesezeit

In der heutigen Geschäftswelt gehören sie zum Arbeitsalltag: Arbeitsabläufe. In jedem Unternehmen sind Arbeitsabläufe, je nach Unternehmensgröße, mehr oder weniger stark ausgeprägt. Damit die Arbeitsabläufe im Unternehmen nicht unstrukturiert ablaufen und in einem Chaos enden, bedienen sich die Unternehmen des sogenannten Workflow Managements. Workflow Management wird auch als Geschäftsprozess Management bezeichnet. In diesem Artikel zeigen wir auf, warum auch Ihr Unternehmen das Workflow Management einsetzen sollte.

Was ist ein Workflow?

Bevor es um die Definition des Workflow Managements geht, folgt zunächst eine Definition des Begriffs Workflow. Oft fallen die Begriffe Geschäftsprozess und Workflow im gleichen Kontext. Beide unterscheiden sich jedoch voneinander. Der Workflow geht einen Schritt weiter als der Geschäftsprozess, da der Workflow die automatisierte Ablauffolge eines Geschäftsprozesses ist.

Was ist ein Geschäftsprozess?

Der Geschäftsprozess verfügt über zwei Ebenen:

1) Ebene der Prozesse

Der Prozess an sich ist der Oberbegriff und umfasst in sich mehrere Unterprozesse. Jeder Prozess verfügt über einen Anfangs- sowie einen Endpunkt und beschreibt somit eine zeitlich logische Abfolge von Aktivitäten. Am Ende des Prozesses kommt ein bestimmtes Resultat heraus.

2) Ebene der Aktivität 

Damit ein Prozess an sich funktioniert, bedarf es verschiedener Handlungen bzw. Aktivitäten. Nur so kann der Geschäftsprozess erfolgreich durchgeführt und abgeschlossen werden.

Ein Geschäftsprozess besteht beispielsweise aus Auftragseingang, Herstellung, Lieferung und Abrechnung. Dieser Prozess ist wiederum in Teilprozesse wie Vorbereitung, Fertigung und Kontrolle untergliedert. Zu den Ressourcen, um diesen Geschäftsprozess zu bearbeiten, gehören beispielsweise Aktivitäten, Personal, Maschinen, IT, Rohstoffe, etc. Am Ende des Geschäftsprozesses kommt ein Output her-aus.

Definition Workflow

Workflow heißt auf Deutsch Arbeitsablauf bzw. Arbeitsfluss. Der Arbeitsablauf bezeichnet alle Vorgänge innerhalb eines Prozesses, die abgearbeitet werden müssen, damit der Prozess an sich fertiggestellt ist. Außerdem wird beim Workflow bestimmt, welche Person an welchem Ort eine Sache abzulegen hat, damit alle am Prozess beteiligten Personen zu jeder Zeit über die Informationen verfügen, die sie benötigen. Alle Arbeitsschritte und deren Abfolge innerhalb des Workflows müssen zuvor festgelegt werden. Der Workflow kümmert sich auch darum, dass Abhängigkeiten innerhalb des Prozesses festgelegt sind. Dadurch ist es möglich, Engpässe und Fehler zu erkennen und zu beseitigen. Der Arbeitsablauf legt zudem fest, welche technischen Hilfsmittel eingesetzt werden, damit der Geschäftsprozess erfolgreich durchgeführt werden kann.

Die Abgrenzung der Begriffe Workflow und Geschäftsprozess

Wie wir gelernt haben, bezeichnet ein Geschäftsprozess eine zeitlich-logische Abfolge von Aktivitäten und besteht aus zwei Ebenen. Er bildet das Rückgrat um die übergeordneten Unternehmens- und Geschäftsziele durch festgelegte Aktivitätenabfolgen in Form einer vordefinierten Leistung zu erreichen. Der Workflow hingegen kümmert sich darum, dass die Prozesse optimal und effizient abgearbeitet werden und die Abhängigkeiten innerhalb des Prozesses definiert sind . Dadurch ist es möglich, Engpässe und Fehler zu erkennen und zu beseitigen. Der Arbeitsablauf legt zudem fest, welche technischen Hilfsmittel eingesetzt werden, damit der Geschäftsprozess erfolgreich durchgeführt werden kann.

Wie sehen die Schritte zur Erstellung eines Workflows aus?

Folgende Schritte sind notwendig, damit ein Workflow erstellt werden kann:

  • Im ersten Schritt gilt es, eine Übersicht über alle im Unternehmen stattfindenden Prozesse zu bekommen. Ist noch keine Übersicht über die Prozesse innerhalb des Unternehmens vorhanden, muss eine solche zunächst skizziert und erstellt werden.
  • Der nächste Schritt befasst sich damit, die Geschäftsprozesse zu modellieren. Dabei muss festgelegt werden, welche Person zu welchem Zeitpunkt im Prozess was tut. Folgende Beispiele zeigen Geschäftsprozesse auf, für die eine Modellierung notwendig ist:
  • Ein Kundenkonto wird eröffnet.
  • Eine offene Stelle innerhalb des Unternehmens muss besetzt werden.
  • Eine Rechnung muss erstellt und freigegeben werden.
  • Der Urlaubsantrag eines Mitarbeiters muss bearbeitet werden.
  • Nach dem vorigen Schritt erfolgt im nächsten Schritt das Modellieren des Workflows. Hierbei wird bestimmt, welche technischen Hilfsmittel nötig sind, um den Geschäftsprozess durchzuführen und zu realisieren. Hierbei wird der Prozess soweit in kleinere Prozesse heruntergebrochen, bis es möglich ist, diese Prozesse zu automatisieren.
  • Der letzte Schritt beinhaltet das Endergebnis: den fertigen Workflow. Dieser muss nun in regelmäßigen Abständen überprüft und ggf. angepasst werden.

Wie lässt sich ein Workflow visuell darstellen?

Da es wesentlich einfacher ist, sich ein abstraktes System, in diesem Fall einen Geschäftsprozess, konkret vorzustellen, ist es nötig, diesen mithilfe von verschiedenen Tools zu visualisieren. Für das Visualisieren der Geschäftsprozesse gibt es unterschiedliche Software. Dazu gehören unter anderem ereignisgesteuerte Prozessketten (EPK), Unified Modeling Language (UML) Programme sowie Flussdiagramme.

Was bedeutet Workflow Management?

Der Arbeitsablauf bzw. Prozess wird von zwei Seiten gesteuert. Zum einen durch das Workflow Management und zum anderen durch das Prozess Management. Das Prozess Management ist für die fachliche- bzw. Konzeptebene zuständig. Das Prozess Management analysiert die unterschiedlichen Arbeitsabläufe und sorgt dafür, dass diese beständig verbessert werden.

Das Workflow Management kümmert sich um den operativen Bereich. Prozess Management und Workflow Management gehen einher. Die Resultate, die aus dem Prozess Management erfolgen, dienen als Grundlage für das das Workflow Management. Über das Workflow Management werden die Arbeitsabläufe gesteuert. Das Workflow Management will erreichen, dass der Arbeitsablauf optimal funktioniert. Alle am Prozess beteiligten Personen sowie die zur Verfügung stehenden technischen Hilfsmittel finden hierzu im Workflow Management Berücksichtigung. Die große Herausforderung des Workflow Managements besteht somit darin, alle am Prozess beteiligten Personen, die zumeist räumlich voneinander entfernt liegen, optimal in den Prozess einzubinden. Der eigentliche Prozess wird dabei vom Workflow Management ständig kontrolliert und angepasst.

Was ist ein Workflow Management System?

Bei einem Workflow Management System (WfMS) handelt es sich um ein Programm, mit dem das Workflow Management unterstützt wird und welches behilflich ist, Arbeitsabläufe zu modellieren. Dabei besteht die Workflow Management System Software aus verschiedenen Modulen bzw. Komponenten. Die Kernkomponente ist dabei die Modellierung der Geschäftsprozesse mit den verknüpften Organisationen. Ein weiteres Modul ist die Workflow-Engine. Mit ihr lassen sich die Abläufe der Prozesse steuern. Ebenso überwacht die Workflow-Engine die einzelnen Prozesse. Wenn die Prozesse beendet sind, wird durch die Engine der nächste Prozess in Gang gesetzt. Das WfMS überwacht zudem die einzelnen Prozesse. Dies erlaubt das Analysieren der einzelne Prozesse. Die Ergebnisse der Analysen fließen anschließend in die gesamte Geschäftsprozessmodellierung mit ein.
Workflow Management Systeme sollen komplexe Arbeitsabläufe mit deren Abläufen vereinfachen.

Abgrenzung Workflow Management System und Business Process Modelling (BPM)

Da Workflow Management Systeme und Systeme zur Geschäftsprozess-Modellierung (Business Process Modelling) auf den ersten Blick viele Gemeinsamkeiten besitzen, zeigen wir Ihnen hier den Unterschied beider Systeme sowie die dahinter liegenden Ziele auf. Der größte Unterschied zwischen BPM- und Workflow Management Systemen liegt darin, dass es beim Workflow Management vor allem mehr darum geht, Menschen und Dokumente zu organisieren und sicherzustellen, dass die richtigen Schritte in der korrekten Reihenfolge von den richtigen Personen ausgeführt werden. Beim Business Process Management geht es um die größeren Zusammenhänge, die dahinterstehen. Wer sich mit BPM beschäftigt, muss sich also über viele Dinge klar sein, die das Unternehmen als Ganzes betreffen.

Ein Workflow Management System hingegen dient den Mitarbeitern eines Unternehmens dabei, ihre Aufgaben korrekt auszuführen. Im Bereich des Kundenservice oder im Vertrieb beispielsweise sind solche Technologien eine große Hilfe. BPM ist deutlich stärker auf die übergeordneten Geschäftsprozesse eines Unternehmens gerichtet. Hierbei ist das Ziel, diese laufend zu analysieren und stetig zu optimieren. Der Fokus von BPM-Systemen ist also deutlich weiter gefasst – es kann also gesagt werden, dass Workflow Management ein Teil von BPM darstellt, da es beim Workflow Management eher um die Mikro und bei BPM-Systemen mehr um die Makro Sichtweise geht.

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