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Personalplanung – Bedeutung, Ziele, Arten

Published: · Last updated: · 14 min Lesezeit

Der Unternehmenserfolg steht und fällt mit seinen Mitarbeitern. In Zeiten demographischen Wandels und steigenden Fachkräftemangels ist ein motiviertes Personal wichtiger denn je. Das Hauptaugenmerk liegt dabei auf einer sinnvollen und realistischen Personalplanung – so zum Beispiel auf Grundlage einer Personalplanung Software, die die Personalzeiterfassung erleichtert. Im Folgenden erfahren Sie, was Personalplanung überhaupt ist, welche Ziele sie verfolgt und welche Arten es gibt.

Was meint Personalplanung?

Die Personalplanung umfasst einen wesentlichen Aufgabenbereich der Personalabteilung. Personalverantwortliche nehmen zukünftige personelle Ereignisse vorweg, um die Arbeitnehmer, die kurz-, mittel- und langfristig im Unternehmen benötigt werden, am richtigen Ort und zur richtigen Zeit zur Verfügung zu stellen. Zu diesem Zweck muss der Personalbedarf stets im Blick behalten werden – so zum Beispiel mit Hilfe einer Personalplanung Software. Als Teilaufgabe der Personalwirtschaft und Teil der Unternehmensplanung vollzieht sich die Personalplanung in mehreren Prozessabschnitten: der Ermittlung des Personalbedarfs, der Planung der Personalbeschaffung, Personalentwicklung, Personaleinsatzes und der Personalfreisetzung. Damit all diese Prozesse gelingen, müssen umfassende Informationen über die Stellen, internen und externen Faktoren sowie Personen in die Planung mit einfließen. Hierfür braucht es ein gut ausgebautes Personalinformationssystem, das den Datenschutzvorgaben und -anforderungen gerecht wird.

Von der Beschaffung bis hin zur Verteilung

Dass die Zahlen stimmen, ist ohne jeden Zweifel das Ziel eines jeden Unternehmens. Um den Umsatz und die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern, braucht es eine valide und planvolle Organisation. Dazu gehört auch die Personalplanung, der als Teil der Unternehmensplanung eine besondere Rolle zukommt. Unter Berücksichtigung der verfügbaren Ressourcen und unternehmerischen Interessen behält sie die Organisation des Personals im Blick. Dabei helfen kann eine Personalplanung Software, die zum Beispiel die Personalzeiterfassung erleichtert.

Drei Schlagworte mit Personalbezug sind bei der Personalplanung wesentlich:

  • die Beschaffung,
  • die Verwaltung
  • und die Verteilung.

Im Rahmen der Beschaffung geht es darum, ausreichend Arbeitnehmer für die offenen Positionen im Unternehmen zu finden. Unter der Verwaltung sind administrative Aufgaben wie die Anpassung der Arbeitsverhältnisse oder die Gestaltung der Arbeitsverträge zu verstehen. Im Rahmen der Verteilung müssen die vorhandenen personellen Ressourcen optimal zugewiesen werden.

Ziele der Personalplanung

Als wesentlicher Teil der Unternehmensplanung ist die Personalplanung von großem Wert für die Wettbewerbsfähigkeit eines jeden Unternehmens. Schließlich tragen gute Mitarbeiter nicht unwesentlich zur Effizienz und Produktivität eines Unternehmens bei. Das Ziel der Personalplanung ist es daher, die Personalanforderungen eines Unternehmens weitestgehend abzudecken. Dazu gehört auch die Personalzeiterfassung, die für mehr Transparenz und verkürzte Laufzeiten sorgen kann. Das übergeordnete Ziel der Personalplanung ist es, das richtige Personal am richtigen Ort und zur richtigen Zeit zuzuführen. Daraus leiten sich viele Nebenziele ab, die beachtet und umgesetzt werden müssen. Die meisten dieser Ziele ergeben sich aus dem individuellen Bedarf der Fachabteilungen. Dementsprechend entstehen die Konzepte der Personalplanung meist in Zusammenarbeit mit dem Personalwesen, der jeweiligen Abteilung und der Unternehmensleitung. Somit kann die Personalplanung als eine wichtige Unterdisziplin der Unternehmensplanung verstanden werden.

 

Von der Mitarbeiterzufriedenheit bis hin zur Produktivitätssteigerung

Die Personalplanung zielt immer darauf ab, einen optimalen personellen Zustand zu erreichen, der sowohl die Ziele des Unternehmens als auch die Zufriedenheit der Arbeitnehmer wahrt. Da dieser Sollzustand ständig im Wandel ist, müssen auch die Maßnahmen der Personalplanung permanent angepasst werden. Hinzu kommt, dass viele Ziele der Personalplanung durch die allgemeine Unternehmenskultur und -führung definiert sind. Wie die planerischen Maßnahmen zu gestalten sind, hängt zum Beispiel stark davon ab, ob ein Unternehmen auf ein loyales Personal oder eine hohe Fluktuation setzt. Die allgemeine unternehmerische Philosophie definiert, welche grundlegende Strategie verfolgt wird. Die Vorteile einer aussagekräftigen Personalplanung liegen auf der Hand: So kann die optimale Verteilung der Mitarbeiter zu den richtigen Aufgaben zur Produktivitätssteigerung im Unternehmen beitragen. Durch eine fortlaufende Optimierung kann der ideale personelle Sollzustand erreicht werden. Dabei helfen kann zum Beispiel eine Personalplanung Software, die die Personalzeiterfassung erleichtert. Dadurch arbeiten nicht nur einzelne Arbeitnehmer, sondern das gesamte Unternehmen effizienter.

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6 Arten der Personalplanung

In der klassischen Personalplanung werden sechs Arten unterschieden: die Personalbedarfsplanung, die Personalbeschaffungsplanung, die Personaleinsatzplanung, die Personalanpassungsplanung, die Personalentwicklungsplanung und die Personalkostenplanung.

1) Personalbedarfsplanung

Die Personalbedarfsplanung ermittelt mit umfassenden Analysen den personellen Sollzustand des Unternehmens. Dabei werden auch zukünftige Entwicklungen erfasst.

2) Personalbeschaffungsplanung

Die Personalbeschaffungsplanung bezieht sich ganz konkret darauf, entdeckte Defizite in der Personalbedarfsplanung zu decken, indem neue Fach- und Führungskräfte beschafft werden. Unterschieden wird zwischen externer und interner Personalbeschaffung: Dabei hat die interne Personalbeschaffung den Vorteil, dass durch sie keine Neukosten entstehen. Vorhandene Ressourcen werden lediglich verlagert, wodurch langwierige Recruitingprozesse vermieden werden können. Sind nicht ausreichend Mitarbeiter vorhanden, ist aber eine externe Personalbeschaffung erforderlich.

3) Personaleinsatzplanung

Die Personaleinsatzplanung beschäftigt sich mit der Frage, wie das bereits vorhandene Personal optimal eingesetzt werden kann.

4) Personalanpassungsplanung

Die Personalanpassungsplanung entscheidet darüber, wie ein Personalüberschuss auf sozial verträgliche Art und Weise abgebaut werden kann.

5) Personalentwicklungsplanung

Die Personalentwicklungsplanung zielt auf die systematische Qualifizierung der Mitarbeiter durch neue Aufgaben und effiziente Weiterbildungsmaßnahmen ab. Erhöhte Motivation und bessere Qualifikationen helfen dem Personal dabei, entscheidend zum Unternehmenserfolg beizutragen.

6) Personalkostenplanung

Die Personalkostenplanung zu guter Letzt ist dafür zuständig, festzustellen, welche Kosten durch geplante personelle Maßnahmen anfallen. Auf Grundlage einer Personalplanung Software, die zum Beispiel die Personalzeiterfassung erleichtert, können all diese Prozesse gezielt und erfolgreich umgesetzt werden.

Zusammenfassung Personalplanung

Personaleinsatzplanung als Teil der Personalplanung

Bei der Personaleinsatzplanung, auch kurz PEP genannt, werden Mitarbeiter bestimmten Bereichen, wo sie arbeiten sollen, zugeordnet. Die zu besetzenden Stellen, Arbeitszeiten sowie Einsatzorte werden dabei für jeden Mitarbeiter festgelegt. Die Personaleinsatzplanung gehört zum Bereich der Personalplanung. Bei der Einteilung der Mitarbeiter spielt deren Qualifikation eine große Rolle. Die Fähigkeiten der Mitarbeiter müssen den Anforderungen der zu besetzenden Stelle gerecht werden. Die Personaleinsatzplanung führt den Bereich und die Ressourcen an Mitarbeitern, die benötigt werden, zusammen. Hierdurch zeit sich, ob der Bedarf ausreichend abgedeckt ist oder ob Mitarbeiter neu eingestellt und Personalentscheidungen getroffen werden müssen.

Arten der Personaleinsatzplanung

Es gibt drei Arten, nach denen die Personaleinsatzplanung eingeteilt werden kann:

1) Personaleinsatzplanung nach Qualität

Die Mitarbeiter werden entsprechend ihren Kenntnissen, Fähigkeiten und ihrer Qualifikation für die entsprechenden Stellen eingeteilt. Manchmal ist dafür auch eine Fortbildung der Mitarbeiter Notwendig. Das Ziel der qualitativen Personaleinsatzplanung ist es, den Bedarf zu ermitteln, der an Weiterbildungen notwendig ist, passend zu den Qualifikationen des Mitarbeiters und seinen zukünftigen Aufgaben bei der neuen Stelle.

2) Personaleinsatzplanung nach Quantität

Die quantitative Personaleinsatzplanung sorgt dafür, dass der Personalbedarf für jede Stelle im Unternehmen passend abgedeckt ist. Damit das möglich ist, wird der zu benötigende Personalbedarf mit dem tatsächlich vorhandenen Personal verglichen. Dabei muss berücksichtigt werden, dass neue Mitarbeiter eingestellt werden müssen und vorhandene Mitarbeiter das Unternehmen verlassen. Aus diesen Entscheidungen können weitere Personalmaßnahmen ergriffen werden.

3) Personaleinsatzplanung unter zeitlichen Aspekten

Es gibt viele Branchen, wo der Personalbedarf von der Saison abhängig ist. So ist in Spitzen (bspw. in der Erntezeit in der Landwirtschaft) ein höherer Bedarf an Erntehelfern notwendig. Durch die zeitliche Personaleinsatzplanung wird auf solche saisonalen Unterschiede eingegangen und reagiert, damit der Personalbedarf entsprechend abgedeckt ist.

Was sind die Ziele der Personaleinsatzplanung?

Die Personaleinsatzplanung verfolgt drei Ziele:

1) Personalbedarf ermitteln

Bevor Entscheidungen über das Personal getroffen werden, muss zunächst der Bedarf an Personal ermittelt werden. Der Unternehmen muss dabei sowohl Neueinstellungen und Austritte aus dem Unternehmen berücksichtigen als auch saisonale Schwankungen und langfristige Ausfälle durch Krankheit, Mutterschutz, etc.

Personal einstellen: Neues Personal muss eingestellt werden, wenn Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheiden, sie längerfristig ausfallen (Mutterschutz, Krankheit, Elternzeit), damit diese Art von Ausfällen kompensiert werden. Die Personalbedarfsplanung ist deshalb ein wichtiges Instrument, da gut qualifiziertes Personal frühzeitig berücksichtigt und eingestellt werden muss.

Personal entlassen: Wenn Aufträge zurückgehen oder ein saisonbedingter Rückgang ansteht, kann es notwendig sein, Personal zu entlassen. Bei Entlassungen spielen rechtliche Konsequenzen und Fristen eine große Rolle, die es gilt, bei der Personalbedarfsplanung frühzeitig zu berücksichtigen.

Mitarbeiter versetzen: Mitarbeiter im Unternehmen bilden sich häufig weiter, werden dann befördert und bekommen andere Aufgabenbereiche zugewiesen. Dies kann eintreten, wenn ein Aufgabenbereich bzw. eine Stelle mit neuen Aufgaben versehen werden muss. Dabei ist die Personalbedarfsplanung behilflich, die dafür sorgt, dass die freigewordene Stelle wieder besetzt wird. Es muss darauf geachtet werden, dass Mitarbeiter die geeignete Qualifikation aufweisen und auch verfügbar sind.

Flexibel verfügbares Personal einsetzen: Bei saisonalen Auftragsspitzen, in der Urlaubszeit oder bei größeren Projekten muss kurzfristig für eine begrenzte Zeit Personal zur Verfügung stehen, damit diese Spitzen abgefangen werden können. Auch hier kommt die Personalbedarfsplanung zur Hilfe, damit der temporäre Bedarf mit Leiharbeitern und Saisonarbeitskräften gemäß ihrer Qualifikation abgefangen werden kann.

2) Mitarbeiter an den für sie passenden Stellen einsetzen

Gerade in der heutigen, hoch technologischen Zeit ist es für die Unternehmen immens wichtig, qualifiziertes Personal langfristig an sich zu binden. Dazu muss den Mitarbeitern Perspektiven aufgezeigt und Weiterbildungsmöglichkeiten angeboten werden. Weiterbildungs- und Qualifizierungsmaßnahmen sind daher eine gute Möglichkeit, dass die Mitarbeiter zufrieden und dem Unternehmen gegenüber loyal bleiben. Mit der Personaleinsatz- und Bedarfsplanung stehen wichtige Mittel zur Verfügung, damit solche Maßnahmen kurz-, mittel- und langfristig geplant werden können.

Um das Potenzial der Mitarbeiter voll auszuschöpfen, müssen Ihre Fähigkeiten und Stärken gefördert werden.

Menschen (und somit auch Mitarbeiter) benötigen das Gefühl des Zusammenhalts, Teil eines Teams zu sein und gemeinsam Problemlösungen zu erarbeiten. Dies sorgt für eine große Portion Motivation. Gemeinsam an einer Aufgabe bzw. einem Projekt zu arbeiten und sich für ein gemeinsames Ziel einzusetzen, schafft ein gutes Gefühl der Verbundenheit bei den Mitarbeitern. Wenn die Einsatzplanung auf Teamorientierung entsprechend ausgerichtet ist, können Mitarbeiter optimal in entsprechende Teams eingeteilt werden, welche passend zum Kunden bzw. Auftraggeber optimiert sind.

3) Sollplanung mit dem Istzustand abgleichen:

Die Unternehmen müssen sowohl dafür Sorge tragen, dass ihren Mitarbeitern ausreichend Pausen und Freizeit zur Verfügung stehen als auch dass die gesetzlichen Arbeitszeiten eingehalten und nicht überschritten werden. Um dies zu überprüfen, dient die Soll-Planung als wesentliche Grundlage. Mit einer sorgfältigen Einsatzplanung wird dafür gesorgt, dass die gesetzlichen Bedingungen eingehalten werden.

Welche Bedingungen muss eine Personaplanungssoftware erfüllen?

Bei all der aufwendigen Personalplanung ist eine Software unabdingbar. Die Software muss deshalb verschiedene Kriterien erfüllen, damit sie sich erfolgreich bewährt:

Kosten reduzieren: Der Einsatz einer Software ist für Unternehmen zunächst immer mit Kosten bzw. Aufwand verbunden. Die Software muss eingekauft bzw. programmiert, sie muss implementiert und Mitarbeiter müssen geschult werden. Je einfacher die Software zu bedienen ist, desto schneller ist der ROI (Return of Investment) erreicht und der Aufwand bzw. Einsatz der Software macht sich bezahlt. Es werden langfristig Kosten eingespart. Eine gute durchdachte IT-Lösung kann einiges an Kosten einsparen:

  • Der Aufwand für die Planung wird auf ein Minimum reduziert. Zudem verringert sich der Zeitaufwand immens, der für die Planungsmaßnahmen ansonsten ohne Software benötigt wird. Dies führt zu einer höheren Produktivität und wirkt sich positiv auf Zeitaufwand und Geldbeutel aus.
  • Die (Arbeits-)Welt wird durch die zunehmende Digitalisierung auf der einen Seite zwar einfacher, die smarte Maschinen und clevere IT-Lösungen Arbeit abnehmen, auf der anderen Seite wird sie aber auch gleichzeitig komplexer. Daher ist es für die Mitarbeiter wichtig, wenn der Arbeitsalltag Struktur, Planungssicherheit sowie Stabilität bietet. Eine klare Unternehmenskommunikation und Aufgabenverteilung sorgte daher für effektivere Ergebnisse. Dies führt zu einer positiven Finanzentwicklung, da Geld nicht verlorengeht.

Planung des Personalbedarfs: Mitarbeiter müssen, dem Bedarf des Unternehmens gerecht werdend, entsprechend eingesetzt werden. Dies ist gerade bei saisonalen Schwankungen, flexiblen Arbeitsumgebungen oder Ereignissen, auf die das Unternehmen schnell reagieren muss, der Fall. Hier leistet die Personalbedarfsplanung wertvolle Hilfe. Auch bei vermehrten Krankheitsfällen auf Grund der Jahreszeit kann es zu vermehrten Personalausfällen kommen. Mit Hilfe einer ausgeklügelten Personalsoftware können Tendenzen zu solchen Ereignissen aus der Vergangenheit mit einbezogen und in die aktuelle und zukünftige Personalbedarfsplanung berücksichtigt werden. Dies führt zu einer wesentlich besseren Planung, wodurch Personalausfälle besser abgefangen werden.

Flexible Arbeitszeitmodelle berücksichtigen: In immer mehr Branchen arbeiten die Menschen zunehmend unter flexiblen Bedingungen. Entweder gehen Sie neben Ihrem Hauptberuf noch einer weiteren Tätigkeit nach oder studieren nebenbei. Mit einer Personalplanungssoftware kann auf diese flexiblen Fluktuationen besser reagiert und damit besser geplant werden.

Mehrere Schichtsysteme entsprechend abbilden: In produzierenden Unternehmen, Krankenhäusern, der Polizei etc. sind mehrere Schichten, wo im 2- oder 3-Schichtsystem gearbeitet wird, keine Seltenheit. Eine gute Software muss die verschiedenen Schichtsysteme abbilden können. Sind die Schichten durch Vorlagen in der Software hinterlegt, hilft das bei der zukünftigen Planung. Die Funktionalität in der Software, dass eine einmal erstellte Schicht, die im 2- oder 3-wöchigen Rhythmus fortgeschrieben wird, hinterlegt werden kann, ist für den Planer eine wertvolle und zeitsparende Hilfe. So ist es möglich, im Voraus für Wochen, Monate oder ein ganzes Jahr durch die Software zu planen.

Urlaube verwalten: In moderner Personalplanungssoftware ist es möglich, dass die Urlaube direkt von Mitarbeitern selbst eingetragen und von den jeweiligen Vorgesetzten genehmigt oder abgelehnt werden. Das führt zu einer deutlichen Vereinfachung beim Genehmigen von Urlauben. Die Mitarbeiter können in der Software die eingetragenen Urlaubstage ihrer Kollegen einsehen und somit ihren eigenen Urlaub besser planen, so dass es zu keinen Überschneidungen mit den Kollegen kommt. Der Vorgesetzte hat schnell einen Überblick über die beantragten Urlaube seiner Mitarbeiter und kann abgleichen, ob der Urlaub der Mitarbeiter möglich ist oder nicht.

Fehlzeiten und Abwesenheiten managen: Bei Fehlzeiten bzw. Abwesenheiten ist eine kurzfristige Umplanung durch den Planer nötig. Die Software kann hier dem Planer bei kurzfristig auftretenden Abwesenheiten der Mitarbeiter behilflich sein, ggf. schnell Ersatz für den ausgefallenen Mitarbeiter zu besorgen.

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Welche Methoden gibt es bei der Personaleinsatzplanung?

Der Personaleinsatzplanung in einem Unternehmen kann anhand verschiedener Methoden organisiert werden. Dazu orientiert man sich an Trends, Abhängigkeiten, Meinungen von Experten sowie an wichtigen Kennzahlen. Festzuhalten ist, dass es nicht DIE Methode schlechthin für die Personaleinsatzplanung gibt. Jedoch haben sich vier Methoden als bewährt herausgestellt, die im Folgenden vorgestellt werden:

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