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Personalplanung – Bedeutung, Ziele, Arten

Unternehmen stehen und fallen mit ihren Mitarbeitern. In Zeiten demographischen Wandels und steigenden Fachkräftemangels ist ein motiviertes Personal wichtiger denn je. Das Hauptaugenmerk liegt dabei auf einer sinnvollen und realistischen Personalplanung – so zum Beispiel auf Grundlage einer Personalplanung Software, die die Personalzeiterfassung erleichtert. Im Folgenden erfahren Sie, was Personalplanung überhaupt ist, welche Ziele sie verfolgt und welche Arten es gibt.

Was meint Personalplanung?

Die Personalplanung umfasst einen wesentlichen Aufgabenbereich der Personalabteilung. Personalverantwortliche nehmen zukünftige personelle Ereignisse vorweg, um die Arbeitnehmer, die kurz-, mittel- und langfristig im Unternehmen benötigt werden, am richtigen Ort und zur richtigen Zeit zur Verfügung zu stellen. Zu diesem Zweck muss der Personalbedarf stets im Blick behalten werden – so zum Beispiel mit Hilfe einer Personalplanung Software. Als Teilaufgabe der Personalwirtschaft und Teil der Unternehmensplanung vollzieht sich die Personalplanung in mehreren Prozessabschnitten: der Ermittlung des Personalbedarfs, der Planung der Personalbeschaffung, Personalentwicklung, Personaleinsatzes und der Personalfreisetzung. Damit all diese Prozesse gelingen, müssen umfassende Informationen über die Stellen, internen und externen Faktoren sowie Personen in die Planung mit einfließen. Hierfür braucht es ein gut ausgebautes Personalinformationssystem, das den Datenschutzvorgaben und -anforderungen gerecht wird.

Von der Beschaffung bis hin zur Verteilung

Dass die Zahlen stimmen, ist ohne jeden Zweifel das Ziel eines jeden Unternehmens. Um den Umsatz und die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern, braucht es eine valide und planvolle Organisation. Dazu gehört auch die Personalplanung, der als Teil der Unternehmensplanung eine besondere Rolle zukommt. Unter Berücksichtigung der verfügbaren Ressourcen und unternehmerischen Interessen behält sie die Organisation des Personals im Blick. Dabei helfen kann eine Personalplanung Software, die zum Beispiel die Personalzeiterfassung erleichtert.

Drei Schlagworte mit Personalbezug sind bei der Personalplanung wesentlich:

  • die Beschaffung,
  • die Verwaltung
  • und die Verteilung.

Im Rahmen der Beschaffung geht es darum, ausreichend Arbeitnehmer für die offenen Positionen im Unternehmen zu finden. Unter der Verwaltung sind administrative Aufgaben wie die Anpassung der Arbeitsverhältnisse oder die Gestaltung der Arbeitsverträge zu verstehen. Im Rahmen der Verteilung müssen die vorhandenen personellen Ressourcen optimal zugewiesen werden.

Ziele der Personalplanung

Als wesentlicher Teil der Unternehmensplanung ist die Personalplanung von großem Wert für die Wettbewerbsfähigkeit eines jeden Unternehmens. Schließlich tragen gute Mitarbeiter nicht unwesentlich zur Effizienz und Produktivität eines Unternehmens bei. Das Ziel der Personalplanung ist es daher, die Personalanforderungen eines Unternehmens weitestgehend abzudecken. Dazu gehört auch die Personalzeiterfassung, die für mehr Transparenz und verkürzte Laufzeiten sorgen kann. Das übergeordnete Ziel der Personalplanung ist es, das richtige Personal am richtigen Ort und zur richtigen Zeit zuzuführen. Daraus leiten sich viele Nebenziele ab, die beachtet und umgesetzt werden müssen. Die meisten dieser Ziele ergeben sich aus dem individuellen Bedarf der Fachabteilungen. Dementsprechend entstehen die Konzepte der Personalplanung meist in Zusammenarbeit mit dem Personalwesen, der jeweiligen Abteilung und der Unternehmensleitung. Somit kann die Personalplanung als eine wichtige Unterdisziplin der Unternehmensplanung verstanden werden.

Von der Mitarbeiterzufriedenheit bis hin zur Produktivitätssteigerung

Die Personalplanung zielt immer darauf ab, einen optimalen personellen Zustand zu erreichen, der sowohl die Ziele des Unternehmens als auch die Zufriedenheit der Arbeitnehmer wahrt. Da dieser Sollzustand ständig im Wandel ist, müssen auch die Maßnahmen der Personalplanung permanent angepasst werden. Hinzu kommt, dass viele Ziele der Personalplanung durch die allgemeine Unternehmenskultur und -führung definiert sind. Wie die planerischen Maßnahmen zu gestalten sind, hängt zum Beispiel stark davon ab, ob ein Unternehmen auf ein loyales Personal oder eine hohe Fluktuation setzt. Die allgemeine unternehmerische Philosophie definiert, welche grundlegende Strategie verfolgt wird. Die Vorteile einer aussagekräftigen Personalplanung liegen auf der Hand: So kann die optimale Verteilung der Mitarbeiter zu den richtigen Aufgaben zur Produktivitätssteigerung im Unternehmen beitragen. Durch eine fortlaufende Optimierung kann der ideale personelle Sollzustand erreicht werden. Dabei helfen kann zum Beispiel eine Personalplanung Software, die die Personalzeiterfassung erleichtert. Dadurch arbeiten nicht nur einzelne Arbeitnehmer, sondern das gesamte Unternehmen effizienter.

6 Arten der Personalplanung

In der klassischen Personalplanung werden sechs Arten unterschieden: die Personalbedarfsplanung, die Personalbeschaffungsplanung, die Personaleinsatzplanung, die Personalanpassungsplanung, die Personalentwicklungsplanung und die Personalkostenplanung.

1) Personalbedarfsplanung

Die Personalbedarfsplanung ermittelt mit umfassenden Analysen den personellen Sollzustand des Unternehmens. Dabei werden auch zukünftige Entwicklungen erfasst.

2) Personalbeschaffungsplanung

Die Personalbeschaffungsplanung bezieht sich ganz konkret darauf, entdeckte Defizite in der Personalbedarfsplanung zu decken, indem neue Fach- und Führungskräfte beschafft werden. Unterschieden wird zwischen externer und interner Personalbeschaffung: Dabei hat die interne Personalbeschaffung den Vorteil, dass durch sie keine Neukosten entstehen. Vorhandene Ressourcen werden lediglich verlagert, wodurch langwierige Recruitingprozesse vermieden werden können. Sind nicht ausreichend Mitarbeiter vorhanden, ist aber eine externe Personalbeschaffung erforderlich.

3) Personaleinsatzplanung

Die Personaleinsatzplanung beschäftigt sich mit der Frage, wie das bereits vorhandene Personal optimal eingesetzt werden kann.

4) Personalanpassungsplanung

Die Personalanpassungsplanung entscheidet darüber, wie ein Personalüberschuss auf sozial verträgliche Art und Weise abgebaut werden kann.

5) Personalentwicklungsplanung

Die Personalentwicklungsplanung zielt auf die systematische Qualifizierung der Mitarbeiter durch neue Aufgaben und effiziente Weiterbildungsmaßnahmen ab. Erhöhte Motivation und bessere Qualifikationen helfen dem Personal dabei, entscheidend zum Unternehmenserfolg beizutragen.

6) Personalkostenplanung

Die Personalkostenplanung zu guter Letzt ist dafür zuständig, festzustellen, welche Kosten durch geplante personelle Maßnahmen anfallen. Auf Grundlage einer Personalplanung Software, die zum Beispiel die Personalzeiterfassung erleichtert, können all diese Prozesse gezielt und erfolgreich umgesetzt werden.

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