Materialdisposition – effiziente Beschaffung von Materialien für das Unternehmen

Ein Unternehmen benötigt in der heutigen Zeit ein ausgeklügeltes System zur Beschaffung seiner Materialien. Material sollte in ausreichender Zahl im Unternehmen vorhanden sein, jedoch sollte kein Überbestand bestehen, um Lagerhaltungskosten nicht unnötig in die Höhe zu treiben. Mit Blick Richtung Industrie 4.0, dem Internet of Things sowie der damit einhergehenden Automatisierung und Digitalisierung ist es wichtiger denn je, dass der gesamte Prozess rund um die Materialbeschaffung gut geplant ist. Immer mehr Anforderungen werden an die Unternehmen diesbezüglich gestellt. Daher beschäftigen wir uns in diesem Blogbeitrag mit der (automatischen) Materialdisposition im Industrieunternehmen.

Was Aufgaben gehören zur Materialdisposition?

Folgende Aufgaben erledigt die Materialdisposition unter anderem:

• Lagerhaltungskosten möglichst gering halten.
• Lieferbereitschaft bei Lieferanten erhöhen.
• Art des Materials für den Bedarf festlegen.
• Zeitpunkt der Beschaffung des benötigten Materials bestimmen.
• Benötigte Menge ermitteln, die beschafft werden muss.
• Bestandsrechnung: Der SOLL-Bedarf wird mit dem IST-Bedarf abgeglichen. Die Differenz ist der Bedarf, der beschafft bzw. bestellt werden muss.
• Berechnung der Bestellmenge: Der benötigte Bedarf (SOLL-Bedarf) muss so geplant und bestellt werden, dass er kostensparend über mehrere Bestellungen beschafft werden kann.

Was sind die Vorteile einer (automatischen) Materialdisposition?

Probleme während der Materialbeschaffung und Produktion können auftreten, wenn es zu Verzögerungen und Störungen im Beschaffungsprozess kommt. Die Folge: Liefertermine können nicht eingehalten werden und der ganze Produktionsprozess kommt damit ins Stocken oder sogar ganz zum Stillstand. Dies tritt vor allem dann auf, wenn keine Materialdisposition zum Einsatz kommt.
Materialdisposition im Unternehmen einzusetzen, bietet daher einige Vorteile:

• Sicherstellen von termingerechten Lieferungen mit einer bedarfsgerechten und verbrauchsorientierten Beschaffung.
• Lagerkosten werden gesenkt.
• Lagerbestände werden optimal angepasst.
• Zeitgenaue Lieferungen werden ermöglicht unter Berücksichtigung und Anpassung von veränderten Umweltbedingungen.
• Durchlaufzeiten des Materials werden verringert.
• Verzögerungen bei der Beschaffung sowie Ausfälle werden vermieden.
• Durch IT-gestützte Sendungsverfolgung mit Hilfe der Verwaltung von Chargen- und Seriennummern ist stets der aktuelle Stand der Materialbeschaffung gewähr-leistet.
• Nachdem der Bedarf ermittelt wurde, wird die Struktur für den Fertigungsprozess aufgesetzt, was zu einer besseren Übersicht führt.
• Make-or-Buy-Entscheidungen werden erleichtert. Bei Make-or-Buy-Entscheidungen muss entschieden werden, ob Produkte von Fremdherstellern bezogen oder im eigenen Unternehmen hergestellt werden sollen.

Diese Bedingungen müssen für eine automatisierte Materialdisposition erfüllt sein

Damit die Materialdisposition automatisiert ablaufen kann, muss sie bestimmte Vorgänge einhalten. Diese Vorgänge bestimmt das Management des Unternehmens. Der ideale Prozess der Materialbeschaffung sieht so aus, dass der gesamte Beschaffungsprozess, angefangen bei der Ermittlung des Materialbedarfs, über die notwendige Bestellung bis hin zur Anlieferung im Unternehmen sowie die endgültige Lieferung zum Kunden ohne Komplikationen verläuft. Die automatisierte Lagerdisposition soll zum einen dafür sorgen, dass keine falschen Artikel bestellt werden und zum anderen, dass es nicht zu einer Über- bzw. Unterbeschaffung kommt. Um eine Überbeschaffung handelt es sich dann, wenn zu viel von benötigten Material bestellt wurde und dies jetzt zu einem Lagerhüter wird. Bei der Unterbeschaffung wurde zu wenig Material bestellt. Dies sorgt dann für Produktionsengpässe. Bei der Überbeschaffung taucht zusätzlich das Problem auf, dass auf Grund von zu viel vorhandenem Material die Lagerkosten in die Höhe schnellen, da Platz für das zu viel bestellte Material vorhanden sein muss. Zudem bindet überflüssig vorhandene Material das Kapital des Unternehmens.

Verschiedene Faktoren sind nötig, damit die automatisierte Materialdisposition reibungslos vonstattengeht:

• Disponent: Die (Material) Disposition würde ohne den Disponenten nicht funktionieren. Der Disponent ist der „Dirigent“ des gesamten Dispositions-Konstrukts. Der Disponent legt fest, wie viel Material ständig auf Lager sein muss. So stellt er sicher, dass kein Material fehlt. Wichtig für den Disponenten ist der sogenannte Meldebestand. Der Meldebestand ist derjenige Bestand, bei dem wieder Material, welches benötigt wird, bestellt werden muss. Der Disponent muss jederzeit Bescheid wissen, wann der Meldebestand höher oder niedriger ausfallen muss – vor allem, wenn es sich um saisonale Artikel handelt, muss er dies im Blick haben und den Meldebestand entsprechend anpassen. Der Disponent muss zeitnah auf Schwankungen und Ereignisse reagieren und ein Gespür für die Umstände haben, um den korrekten Bestand zu gewährleisten.
• Einkäufer: Der Einkäufer sorgt dafür, dass die benötigten Materialien bei den jeweiligen Lieferanten bestellt werden. Er ist für die vertraglichen Rahmenbedingungen (Lieferbedingungen) zuständig und handelt diese mit den Lieferanten aus. In den Lieferbedingungen müssen unter anderem die Planlieferzeit und die Losgröße festgelegt sein. Bei der Losgröße handelt es sich um die Menge, die der Lieferant zu einem bestimmten Zeitpunkt liefern muss. Die Losgröße muss so gewählt werden, dass immer eine ideale Durchlaufzeit vorhanden ist. Damit der Meldebestand stets richtig gewählt wird, kommt die Planlieferzeit ins Spiel. Sollte eine Bestellung mehrere Wochen Lieferzeit haben, ist es Aufgabe des Disponenten, den Meldebestand entsprechend im System einzutragen, so dass mehr von dem benötigten Material bestellt wird. Es ist ratsam, stets kurze Lieferzeiten zu wählen bzw. bei Lieferanten zu bestellen, die eine kurze Lieferzeit haben. Dadurch werden Lieferengpässe vermieden bzw. vorgebeugt, dass die Produktion auf Grund fehlendem Materials ins Stocken gerät. Sinnvoll ist es für den Einkäufer, neben dem Hauptlieferanten einen Ersatzlieferanten vertraglich zu verpflichten. Sollte der Hauptlieferant auf Grund von Lieferengpässen oder auf Grund einer Firmenpleite nicht mehr in der Lage sein, zu liefern, ist der Zweitlieferant das nötigte Backup. Dies sorgt dafür, dass auf Lieferprobleme zügig reagiert werden kann.
• Mahnabteilung: Die Mahnabteilung ist ein wichtiger Bestandteil einer automatisierten Materialdisposition. Sollte ein Lieferant nicht pünktlich liefern und die Lieferung sich erheblich verzögern, hat das gravierende Auswirkungen auf die Produktion des Unternehmens. In diesem Fall muss die Mahnabteilung den Lieferanten anmahnen, dass er seinen Verpflichtungen aus dem mit ihm abgeschlossenen Vertrag nachkommen muss. Dadurch wird sichergestellt, dass der Lieferant sich an seine Verpflichtungen hält und die Lieferzeiten möglichst immer eingehalten werden (was bei höherer Gewalt natürlich ausgeschlossen ist).
• Zweitlieferant: Wie bereits kurz erwähnt, sollte der Einkäufer stets sicherstellen, dass ein Zweitlieferant stets als Backup-Lösung dient. In unvorhergesehenen Situationen ist dieser von immenser Wichtigkeit, um schnell reagieren zu können und keine Lieferengpässe zu bekommen. Häufig ist der Meldebestand knapp kalkuliert. Sollte jetzt der Hauptlieferant ausfallen, droht dem Unternehmen ein wirtschaftlicher Schaden, da die eigenen Kunden nicht mehr beliefert werden können. Planlieferzeit und Losgröße, die mit dem eigentlichen Lieferanten vereinbart wurden, müssen mit dem Ersatzlieferanten ebenfalls vereinbart sein, so dass es zu keinen großen Differenzen bei den Lieferungen kommt.
• Automatisiertes System: Das automatisierte System sorgt in diesem komplexen Prozess dafür, dass die zuständige Abteilung bzw. Person (beispielsweise der Einkäufer oder Disponent) vom System erinnert wird, wenn der Bestand auf eine kritische Marke gesunken ist und nachbestellt werden muss. Auch wenn es zu Fehllieferungen kommt, die ein Lieferant verursacht hat, sorgt das System dafür, dass das Mahnwesen den Lieferanten anmahnt. In Folge eines zum Beispiel zu geringen Bestandes erfolgt durch die intelligente Software eine automatisierte Bestellung des benötigten Materials.