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Gestion des documents – la manière intelligente de centraliser la gestion des documents

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Fini le chaos du papier – grâce à la gestion documentaire ! Il n’y a pas si longtemps, les entreprises étaient encore encombrées de dossiers et de papier. Les bureaux étaient inondés de documents. Dans certains cas, il a fallu créer de grandes salles d’archives avec de nombreuses étagères afin de contrôler, ne serait-ce qu’un peu, l’afflux de documents. Mais avec l’avènement de la numérisation et de la GED, ce problème a été résolu. Bien entendu, il existe encore des entreprises et des administrations qui n’ont que partiellement ou pas encore pris le train de la numérisation et dont l’appareil administratif est aux prises avec le chaos des feuilles volantes et l’afflux de documents. C’est là que la gestion documentaire -GED- peut être utile. Cet article met en lumière les différents aspects de la gestion documentaire et vise à montrer à quoi ressemble une gestion documentaire intelligente à l’ère de la numérisation.

Qu’est-ce que la gestion documentaire ?

La gestion des documents (GED) est également connue sous le nom de système de gestion des documents ou système de gestion des documents (SGD). Ce système est utilisé pour archiver des documents sous forme électronique et de manière centralisée.

  • Les documents qui étaient auparavant archivés au format papier peuvent désormais être retrouvés de manière centralisée dans une archive numérique à l’aide d’un logiciel. Cela facilite la gestion pour les entreprises.
  • Ils sont enregistrés, traités, stockés, archivés de manière centralisée et peuvent être retracés jusqu’à leur origine.

Pour garantir l’acceptation et l’utilisation par les employés, il est important de les impliquer le plus tôt possible dans le processus et avant le déploiement d’un tel système.

Quelles sont les composantes d’un système moderne de gestion des documents ?

Quels sont les avantages d’un système de gestion des documents ?

Dans de nombreuses administrations et entreprises, il y a encore trop de montagnes de papier et de dossiers avec de grandes salles d’archives pour ces documents. Cela signifie qu’il faut consacrer beaucoup de temps au classement et à la recherche des documents. Il est donc logique d’introduire un système de gestion des documents sous forme numérique. Vous trouverez ci-dessous les principaux avantages d’un système de gestion documentaire :

1) Le volume de papier est réduit au minimum

  • La recherche de documents est beaucoup plus rapide avec la version numérique et permet donc de gagner un temps précieux. Ces documents sont désormais disponibles au format numérique et peuvent être facilement organisés.
  • Les versions multiples d’un même document appartiennent au passé. La dernière version de la version de base est toujours disponible de manière centralisée dans le DMS et peut être facilement consultée à tout moment.
  • Le papier lui-même coûte beaucoup d’argent. Les coûts d’archivage, de distribution et de transmission des documents papier sont considérablement réduits. La numérisation permet de réduire les coûts d’impression et de papier.
  • La transmission de documents au format papier coûte du temps, ce que le SGD permet d’économiser à plusieurs reprises.

2) Les systèmes de gestion documentaire offrent plus de sécurité

  • Chaque entreprise possède des données confidentielles. Grâce à une telle solution, ces données sont protégées contre tout accès non autorisé à l’aide d’une sécurité de révision. En cas d’urgence, les documents de la GED peuvent être restaurés afin qu’aucune donnée ne soit perdue.
  • Les droits des utilisateurs et des administrateurs garantissent que seuls les employés ont accès aux documents qui ont été approuvés en conséquence. Par exemple, si un document est un contrat qui ne doit être consulté et modifié que par un administrateur RH, seule cette personne aura accès au contrat.
  • Les documents papier risquent d’être détruits par un cas de force majeure, comme une inondation. Ce risque est évité avec un tel logiciel, car le DMS crée régulièrement des sauvegardes des documents et celles-ci peuvent être restaurées en cas d’urgence.
  • Les documents et les données doivent être sécurisés en conséquence pour des raisons de protection des données (GDPR). Grâce à votre système de gestion des documents, l’entreprise est en sécurité lorsqu’il s’agit de se conformer à des réglementations telles que la GDPR.

3) Intégration et connectivité avec d’autres programmes

Les systèmes de gestion documentaire offrent de nombreuses possibilités d’intégration avec d’autres programmes ou modules. L’entreprise dispose ainsi d’une infrastructure standardisée et des processus entiers peuvent être automatisés. La GEiDE peut être connectée à des systèmes tels que Microsoft Dynamics, Sage, Microsoft Sharepoint, DATEV, Docu-Ware, etc. Les fichiers et les informations contenues dans les courriels sont archivés, indexés, gérés et partagés.

Dans quels domaines la gestion documentaire peut-elle être utilisée ?

La gestion documentaire est surtout utilisée dans les entreprises dans les domaines des ressources humaines, du marketing, de la vente et des finances. Bien pensée et planifiée, la gestion documentaire automatise les tâches standardisées qui sont effectuées quotidiennement dans l’entreprise en ce qui concerne les documents. Les exemples suivants montrent comment elle peut être utilisée avec succès dans différents domaines :

Comment la gestion documentaire est-elle introduite dans une entreprise ?

DLes services Cloud offrent les conditions idéales pour mettre en place avec succès une gestion documentaire dans l’entreprise, à l’abri du temps. L’avantage d’une solution de GED basée sur le cloud est qu’elle élimine les coûts liés à l’achat de matériel supplémentaire pour l’entreprise. Les points suivants doivent être pris en compte pour garantir la réussite du passage du papier aux documents numérisés :

1. Quelle est la situation actuelle de la gestion documentaire dans l’entreprise ?

Dans un premier temps, il est important d’acter la situation actuelle dans l’entreprise, y compris dans tous les départements, et de déterminer dans quels domaines ou départements le DMS devrait à l’avenir faire partie du workflow quotidien de l’entreprise. Les conditions préalables à l’introduction du système dans l’entreprise doivent être clarifiées. Pour ce faire, il est important d’impliquer les collaborateurs dans le processus afin de déterminer la quantité d’efforts et de documents papier nécessaires actuellement. Il est ainsi possible de déterminer les améliorations à apporter.
L’introduction d’un SGD permet de réduire les coûts liés au papier et aux salles d’archives et de simplifier les processus internes dans ce domaine. Un SGD offre également des avantages en termes de protection des données. Il est important de clarifier à l’avance les avantages spécifiques du SGD pour votre entreprise.

Ein DMS einzuführen, spart Kosten für Papier und Archivräume und erleichtert die internen Prozesse in diesem Bereich. Auch in Datenschutzrechtlicher Hinsicht bietet ein DMS Vorteile. Vorab gilt es zu klären, welchen Nutzen das DMS konkret für das eigene Unternehmen hat.

2. Quel est le calendrier pour l’introduction d’un DMS ?

L’utilisation efficace d’un système de gestion documentaire nécessite une planification prospective. L’entreprise n’a peut-être pas encore besoin de toutes les fonctionnalités. Cependant, cela peut changer très rapidement avec le flot d’informations qui ne cesse de croître. Il peut donc être judicieux d’utiliser dès le départ une solution de GED basée sur le cloud, de sorte que des fonctionnalités supplémentaires puissent être facilement ajoutées ultérieurement si nécessaire. Une solution SaaS (Software as a Service) est le moyen idéal de passer à une plateforme dans le cloud et de migrer facilement les données. L’informatique dématérialisée offre une très bonne protection contre l’utilisation abusive des données et les accès non autorisés. Des rôles d’accès appropriés permettent de décider facilement qui doit avoir accès à quels documents. Les informations peuvent être facilement échangées ou partagées avec les membres de l’équipe et d’autres personnes autorisées. Découvrez ici d’autres avantages de l’informatique dans le cloud.
Un workflow qui traite les documents de manière centralisée est le meilleur point de départ pour l’introduction d’un système de GED. Les domaines d’activité tels que la comptabilité, les ressources humaines ou la gestion des contrats sont ceux qui bénéficient le plus de l’introduction d’un système de GED.

3. Où le DMS doit-il être introduit exactement ?

La force d’un DMS réside dans le fait qu’il peut être facilement intégré dans les workflow existants. Une fois que les processus existants ont été analysés en détail, il est important d’identifier les points où le nouveau logiciel devra être intégré. Il s’agit notamment des points d’intégration suivants :

  • L’émission de factures : Le DMS peut être facilement intégré dans un programme de comptabilité ou un ERP. Cela permet de contrôler les processus documentaires des données financières et inclut une connexion à MS Dynamics ou Lexware, par exemple.
  • Le recrutement de nouveaux employés : Le système peut être utilisé pour relier l’entreprise aux programmes de ressources humaine.
  • La gestion des contrats : Word de Microsoft est le programme le plus utilisé par les services juridiques et les équipes chargées des achats, par exemple. Un SGD peut facilement intégrer des documents Word. Grâce à la fonction d’édition de documents et au contrôle des révisions, les employés ont toujours une vue d’ensemble.
  • Gestion des documents de production : En production, un SGD met à disposition les documents de production actuels et corrects sur les postes de travail. Les collaborateurs disposent ainsi toujours de la version du document la plus récente.

4. Choisir le bon fournisseur de DMS

Une fois que les objectifs ont été clairement définis quant au lieu, à la manière et au calendrier d’utilisation du DMS, l’étape suivante consiste à trouver le fournisseur qui convient le mieux au workflow interne de votre entreprise. Pour éviter de faire un mauvais investissement, vous devriez choisir un fournisseur qui vous permettra de personnaliser les différents modules en fonction de vos besoins. Il est important de prêter attention à l’expérience du fournisseur. S’il est présent sur le marché depuis longtemps, il connaitra parfaitement la situation de ses clients. Pour que l’achat d’un DMS soit une réussite totale, le fabricant devra offrir la bonne combinaison de logiciels DMS personnalisés, de services et de formation des employés.

5. Iintroduire le DMS dans l’entreprise

Le logiciel sera déployé dès que les employés auront été formés ou qualifiés de manière appropriée dans le cadre d’ateliers préparatoires et qu’ils seront prêts à utiliser le logiciel. Ce sont des spécialistes en informatique qui s’en chargeront. Les ateliers organisés au préalable devront garantir que les employés sont en mesure d’utiliser le nouveau logiciel DMS en temps voulu.

6. l’adaptation du SGD et les cycles de révision

Il faut un certain temps pour que la numérisation et la gestion des documents se déroule sans heurts. Dans de nombreux cas, des ajustements devront être apportés progressivement à certains points du nouveau processus documentaire. Par exemple, certains objectifs pourront avoir été formulés à l’avance de manière trop imprécise et devront être optimisés.

Afin d’optimiser le processus d’adaptation au nouveau workflow de la GED, les réunions d’évaluation avec les utilisateurs (c’est-à-dire les employés) constitueront une aide précieuse. Elles permettront d’obtenir un retour d’information en temps utile et d’acquérir des connaissances importantes en vue d’améliorer en permanence le processus documentaire.

Gestion des documents en production

Comment gérer efficacement les documents de production ?

Un logiciel moderne de gestion des documents pour la production vous permettra d’organiser facilement et avec succès votre espace de vente. Les documents nécessaires à la production, tels que les dessins CAO, les instructions de travail ou les fiches techniques des produits, pourront être mis à disposition, documentés ou archivés de manière efficace et intelligente au poste de montage approprié grâce au système de gestion des données de production adéquat. Un point important sera l’organisation et l’archivage des données NC. Les programmes CN correspondants pourront être transférés à la machine concernée par simple pression d’un bouton. Cela permettra de gagner énormément de temps et d’aider vos opérateurs de production à se concentrer sur leur poste de travail. Les anciens programmes ne seront pas écrasés, mais archivés. Les révisions pourront être facilement suivies et les données CN en double dans la mémoire de la machine ou sur les lecteurs réseau appartiendront au passé.
L’application de gestion de documents FORCAM numérise, gère et distribue toutes les données dont les opérateurs ont besoin pour leurs processus de travail. Les informations sont préparées en fonction des besoins et mises à disposition rapidement à l’endroit voulu. Les opérateurs peuvent organiser leur processus de travail de manière autonome et l’optimiser durablement.

Par exemple, les aides à la production peuvent être fournies dans un délai beaucoup plus court. La productivité sur le lieu de travail s’en trouve considérablement accrue. Les collaborateurs passent moins de temps à chercher les documents dont ils ont besoin. Les risques d’erreurs dus à l’utilisation de documents incorrects ou obsolètes est minimisé et la sécurité des opérations et des opérateurs est optimisée. En outre, les documents papier ne sont plus nécessaires dans la zone de production.

Votre contact

Si vous souhaitez en savoir plus sur les solutions Smart Factory de Forcam, n’hésitez pas à nous contacter par mail à l’adresse suivante : christophe.rebecchi@forcam.com
Christophe possède plus de 26 années d’expérience en direction commerciale et direction générale pour des éditeurs de logiciels de premier plan opérant sur le marché de la digitalisation d'entreprise et de l'automatisation des processus. Après avoir dirigé l'éditeur de logiciels Suédois ReadSoft pendant 18 ans, Christophe Rebecchi a lancé sur le marché Français la filiale de Trintech, puis repris la direction Europe du Sud de Winshuttle et de l'éditeur de RPA Automation Anywhere sur le marché Français, avant de prendre la Direction Générale de l’éditeur de solutions IIoT / MES Forcam pour la France et les pays Francophones.

Christophe Rebecchi

Managing Director at FORCAM

christophe.rebecchi@forcam.com
Nouvelle étude de cas sur la connexion des machines dans notre médiathèque             apprendre plus